先固定本次交货的清单版本
确认交货清单的日期与版本，并使每行对应已接受的型号、批次、状态和数量。暂未接受、待补资料或属于厂内保留的货物，不应自动加入交货范围。
- 标明每行数量是否已实际核对。
- 记录报价后发生的领用、出售或数量变化。
- 多次交货时，分别列出本次数量与尚未交付数量。
变化影响报价范围时，先沟通确认，再安排发运。
装箱记录应能追溯到清单行号
| 交接字段 | 填写内容 | 作用 |
|---|---|---|
| 箱号 | 每个外箱独立编号 | 对应外箱照片和签收记录 |
| 清单行号 | 该箱内的库存行 | 查找对应料号与批次 |
| 包装及数量 | 各盘、管、袋或托盘数量 | 区分包装件数与器件数量 |
| 备注 | 已知异常、余量或特殊安排 | 避免交接时遗漏说明 |
一行分装多箱时分别记录，避免每箱都重复写成该行总数。
保留包装信息和装箱前后的照片
尽量保持现有标签与相应实物的对应，不混合不同批次或状态的货物。已有包装异常、标签缺失或器件损伤的情况，应先说明并拍照记录。
留存标签近照、箱内行号对应情况、封箱后外观及箱号照片。具体防护材料和包装要求需结合器件及运输方式确认；不要仅为拍照打开密封包装，也不要用网页的一般说明替代具体包装要求。
发运前明确由谁安排、由谁承担费用
提前确认提货或寄送方式、收发地址、联系人、可交货时间，以及包装、运费和保险是否另行安排。是否提供上门取货或运输协调，需要按库存所在地与批量沟通，不能默认包括在报价中。
使用已确认的联系渠道核对收货信息；地址或收款信息临时变更时，先独立复核。涉及跨境的批次还需单独确认交付和文件要求，不能直接套用国内交货条件。
签收、清点和批次复核应分别约定
双方应明确签收、数量清点和后续复核分别确认哪些事项，避免将物流签收直接理解为所有库存已经最终验收。提前说明发现差异后的通知渠道、资料和处理步骤。
- 记录箱号、相关行号及观察到的差异。
- 保留原包装和照片，不把争议项目混入其他批次。
- 双方核对最终清单、装箱记录和现有资料。
- 按约定沟通补充核对、调整范围或其他处理方式。
完成交接后保留一套可回查的记录
归档最终清单、报价及交易条件、装箱表、照片、运输和签收记录，以及差异沟通结果。付款需满足哪些条件、对应哪次交货，也应在此前约定，不能仅凭发货推定付款时间。
常见问题
寄出时可以把未报价的库存一起放进去吗？
应先沟通并更新交货清单，不要把未接受或尚待评估的货物直接混入。额外库存可能有不同的评估与处理安排。
签收后就代表数量和状态已经全部认可吗？
需要依据双方约定区分签收、清点和复核的确认事项。建议发运前写清具体流程、差异通知方式和后续处理条件。
发货前发现数量少于报价数量怎么办？
先更新相关行和本次交付数量，通知对方并确认报价及交付条件是否调整，再安排发运。
把库存情况发给我们，逐项确认评估条件
可先提供完整料号、数量、包装状态、批次及库存所在地。暂时不清楚的字段请注明“待核实”，无需为了填满清单猜测。